Planejar e replanejar orçamentos, atualizando quase 400 planilhas manualmente, era a rotina da rede de supermercados Savegnago, que emprega cerca de 10 mil pessoas em 17 cidades paulistas.

Além de moroso, o processo limitava as análises e não tinha confiabilidade de dados, que precisavam ser sempre revistos e auditados para evitar erros e garantir que nada tivesse sido alterado. "Na área de controladoria, segurança e precisão da informação são imprescindíveis", afirma Luciano Caldeira, diretor de controles da Savegnago. "Esse era o nosso maior desafio."

Além do planejamento orçamentário, a empresa também se deparava com mais de cem outras planilhas atualizadas manualmente para apurar resultados e definir a remuneração variável que seria paga aos seus funcionários. Para vencer essa batalha, a Savegnago decidiu ir ao mercado buscar um software fácil de usar e capaz de simplificar e automatizar processos de planejamento financeiro e acompanhamento diário de resultados.

"Fizemos uma seleção com sete sistemas de planejamento orçamentário do mercado, envolvendo os diretores da empresa e o fornecedor do nosso ERP", conta Caldeira. "Diante da facilidade de implementação, liberdade para estruturar modelos de orçamento, programação de fácil aprendizagem e robustez nas integrações de dados, foi rápida a nossa escolha pelo Planning Analytics da IBM", afirma o diretor. "A flexibilidade e o desempenho na modulação e no processamento de dados também foram determinantes", completa.

IMPLEMENTAÇÃO SIMPLIFICADA

A busca começou no primeiro semestre de 2015, e a implementação, realizada em parceria com a consultoria CTI Global, foi dividida em duas etapas. Primeiramente, a empresa desenhou todos os processos e bases que precisava criar e definiu os dados que deveriam ser integrados e a melhor forma de fazer isso. Na etapa final, partiu para a criação de modelos e regras e realizou testes de integração.

No final daquele ano, três meses após a implantação, o planejamento orçamentário de 2016 já foi realizado no sistema. "Ao adotar a solução IBM Planning Analytics, a Savegnago passou a contar com ferramentas colaborativas via web para simplificar e automatizar os processos de planejamento financeiro, além da tecnologia mobile para acompanhamento diário dos resultados", afirma André Santos, sócio da CTI Global.

ADEUS, PLANILHAS

Os benefícios não foram poucos. Trabalhando de forma integrada aos sistemas de gestão da empresa, a solução substituiu planilhas e eliminou fontes de erros de dados. "A integração automática entre os sistemas e a solução nos trouxe muita agilidade na tomada de decisões diária e na segurança da informação", afirma Caldeira.

As informações das quase 400 planilhas do planejamento orçamentário foram automatizadas no sistema, com segurança e consistência. E a remuneração variável, que dependia de outras centenas de planilhas atualizadas manualmente a cada mês, também foi para a plataforma. "Desde a implantação, o pagamento das comissões mensais passou a ser feito no mês seguinte ao de referência", diz Caldeira. Antes era disponibilizado só dois meses depois.

SIMULAÇÃO INSTANTÂNEA DE CENÁRIOS

A possibilidade de simular cenários na plataforma foi outro ganho importante. Com ele, a empresa pode verificar imediatamente os impactos de quaisquer alterações, diferentemente de fazer ajustes manuais em uma série de planilhas, como ocorria antes. "É possível, por exemplo, fazer variações no volume de vendas por subcategoria de produto e verificar as consequências geradas nos custos, estoques, despesas variáveis, rentabilidade e geração de caixa", afirma Santos, da CTI Global.

Ela também pode fazer análises online para testar vários cenários antes de definir o orçamento, o que torna o resultado mais realista. "Isso garante a precisão das projeções que são importantes para tomadas de decisão no dia a dia e promoção de ações corretivas de forma mais rápida", complementa Caldeira.

Além disso, simulações de modelos de remuneração, por exemplo, que levavam diversas semanas, podem ser processadas de forma instantânea, durante uma reunião.

ACOMPANHAMENTO DE METAS

Outro benefício claro que a adoção do Planning Analytics trouxe a Savegnago foi a possibilidade de acompanhar o cumprimento de metas de vendas pelo smartphone, de forma automatizada.

"Antes da adoção da solução, levávamos até quatro horas para atualizar planilhas e sabermos como a empresa estava cumprindo as metas de vendas, margem e estoques", diz Caldeira. Hoje, os principais gestores recebem todas as informações por loja, setor, fornecedor, categoria, comprador etc. na primeira hora da manhã, via mobile, ainda com indicadores de perdas e rupturas, o que era totalmente inviável na forma anterior", explica.

CONHECIMENTO NA ÁREA DE NEGÓCIOS

Para completar, como a área de negócios de controladoria da Savegnago foi responsável pelo projeto internamente, toda equipe participou ativamente da implantação da plataforma, entendendo como o sistema e suas regras funcionam e aprendendo a montar o modelo com os consultores da CTI Global.

No final das contas, isso também foi um diferencial porque, atualmente, a própria área consegue fazer as manutenções do sistema, dispensando consultores e equipe de TI, que ficou responsável apenas por garantir a segurança das integrações, os desenhos mais técnicos dos relatórios e a manutenção da infraestrutura.

"A plataforma Planning Analytics se tornou nossa principal solução para apuração de todos os resultados, ajudando na tomada de decisão diária dos gestores em relação a venda, margem, estoques, perda, ruptura, fluxo de clientes, ticket médio, forma de recebimento etc.", diz Caldeira.

Para os próximos meses, o diretor de controles da Savegnago tem planos de utilizar a IBM Watson Assistant, plataforma de inteligência artificial da IBM, para aprimorar ainda mais as projeções do planejamento orçamentário da empresa. "A imprevisibilidade de 2020 aumentou a necessidade de buscar essa melhoria", finaliza.